提高Excel数据处理的效率

一、提高效率的关键：报表与数据分离
很多人不曾留意报表与数据的区别。每一张报表都有很多数据，报表就是数据，数据要成为报表的形式才能被人接受，大多数人会这么认为。当然这种想法没什么错，只是数据既有汇总数据，也有明细数据，这里谈的主要指明细数据。 

明细数据太琐碎庞杂了，我们看到的报表都是以某种方式分类汇总过的汇总数据，报表基于特定的目的，看起来直观明了，但不断编制各种大同小异的报表，却是繁琐而低效的。掌握适当的方法，从明细数据产生各种不同的分析报表是不难的，而数据一旦被汇总，要还原成明细数据却是不可能的。 

举个简单的例子，财务部门可能会出费用报表，统计各部门、各个费用项目每个月发生了多少费用。我们经常看到这样类型的大报表，费用项目纵向列示，月份横向展开，形成一张交叉矩阵报表，每个部门一张报表，依次排开，已经颇为壮观。如果再要求跟预算做个比较，做报表已经快抓狂了。哪一天老板要开源节流，再换一两个角度看问题，可怜的财务人员，几乎要崩溃。 

从结果看，多数报表之间差异是很大的，但其明细数据的来源却基本相同。当你理解报表与数据的差别，掌握足够的明细数据，学会从相同数据产生不同分析报表，情况就完全不同了。以不变应万变，万变不离其中。从开阔视野着眼，从学习方法入手。从容应对工作，才能更好享受生活。
二、提高效率的基础：数据标准化
前面讲过，如果学会从数据产生报表的方法，做报表将是比较容易的，而利用报表的数据制作另一张报表，难度就高得多了。且不说汇总数据不可能还原成明细数据，就算数据充分，由于报表为了格式漂亮，数据的存放不规范，要利用这些数据比较困难。 

以前比较空闲的时候，曾经上过一个知名的Excel技术网站，作为热心人，帮助网友解答过一些技术问题，也浏览了许多高手的答问。提的问题千奇百怪，大量的情况是希望利用现有报表的数据编制新报表。国内有不少高手，相当热心，水平也非常不错，给出许多巧妙的解答。那些解答需要深厚的技术功底加上奇思妙想，并非一般用户所能掌握的，实在无法推广。而从标准数据产生报表，就简单得多了，才是可推广的比较彻底的解决方案。 

所谓标准数据，严格的概念请学习数据库原理，这里通俗地介绍最关键的基本概念： 

1、 不同于电子表格的随意性，每列数据表示同一种性质的内容 

2、 每行数据表示独立的一笔业务 

3、 交易记录尽可能用代码而非描述来表示一个具体事物，如客户、供应商、产品、部门等。